Sitzung: 02.12.2021 Gemeinderat
Beschluss: ungeändert beschlossen
Abstimmung: Ja: 19, Nein: 0, Enthaltungen: 0, Befangen: 0
Die Gemeinde Bischberg ist, wie
alle anderen Behörden auch, zu einer ordnungsgemäßen Aktenführung verpflichtet.
Ihr ist dabei in der Regel freigestellt, ob sie die Akten papiergebunden,
elektronisch oder in einer Mischung aus beiden Formen (sog. hybride Aktenführung)
führt (vgl. Art. 7 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2 BayEGovG).
Das Sachgebiet 10
Finanzen/Zentrales arbeitet bereits im Bereich des Kassenwesens mit einer
Belegarchivierungssoftware im Programm CipKom von der Komuna. Nun soll im
Rahmen der Einführung der elektronischen Anordnung im Rechnungswesen auch ein
Rechnungs-Workflow eingerichtet werden, um zukünftig die Rechnungen papierlos
anzuweisen. Dies erfordert natürlich auch organisatorische Umstellungen, die
wie folgt aufgezeigt werden:
ü jede eingehende Rechnung, soweit sie nicht schon in digitaler Form vorliegt, wird mit einem Barcode versehen und ins Rechnungsprogramm verscannt.
ü durch Öffnen des jeweiligen Rechnungseingangs werden von berechtigten Bedienern die über den Stapelscan aufgenommenen Rechnungen abgerufen und automatisch mit Rechnungseingangs-Vorgängen verknüpft. Die Fachabteilung prüft die Rechnung, fügt elektronische Anmerkungen an und kann zugehörige Dokumente, wie Lieferscheine oder geänderte Rechnungen im Format TIFF oder PDF anfügen. Die Anordnungserstellung erfolgt dezentral und wird zur Signatur weitergereicht.
ü
die elektronische Signatur der Anordnung für die
sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnung vom berechtigten
Mitarbeiter*in erfolgt nur nach genauer Prüfung der jeweiligen Kostenstellen
ü
anschließend prüft die Kämmerei die erstellte
Anordnung ebenfalls mit eigener Signatur
ü
im Anschluss geht die Anordnung nebst Rechnung
an den Anordnungsberechtigten im Pool zur Signatur. Hier können nochmals
weitere Dokumente angefügt werden und es erfolgt die Programmverzweigung ins
Sach-bzw. VV-Konto. Der Anordnungsbefugte hat auch die Möglichkeit Anordnungen
abzuweisen.
ü am Ende des Workflows erfolgt die Übernahme der Rechnungen in die Kasse
In diesem Workflow sind auch Spezialfunktionen für zum Beispiel Irrläufer oder die Koordination Rechnungseingang, die Festlegung bestimmter Koordinatoren zum Signieren von Anordnungen oder zur Absummierung HÜL enthalten.
Bei jeder Änderung des Verfahrens ist die Programm- und Verfahrensfreigabe erneut zu prüfen. Nachdem das Programm kein selbst entwickeltes Programm ist, sondern vom Softwarehersteller und somit einer dedizierten Programmprüfungsstelle zur Verfügung gestellt wird, kann die Gemeinde bzw. der Schulverband Bischberg davon ausgehen, dass die Programm- und Verfahrensfreigabe bei einer unveränderten Übernahme gegeben ist. Die förmliche Verfahrensfreigabe obliegt als organisatorische Entscheidung dem 1. Bürgermeister Michael Dütsch. Dieser kann die Zuständigkeit per Dienstanweisung auf einen Bediensteten oder eine Stelle übertragen (Art. 37 Abs. 1 Nr. 1 und Art. 39 Abs. 2 GO).
Daneben ist den für die Rechnungsprüfung zuständigen Stellen rechtzeitig Gelegenheit zu geben, die Programme und das Verfahren vor ihrer Anwendung zu prüfen, wenn Bereiche des Finanzwesens und Aufgabenbereiche, die mit erheblichen finanziellen Auswirkungen verbunden sind, ganz oder zum Teil automatisiert werden (vgl. § 6 KommPrV).
Nachdem sich die Einführung der elektronischen Anordnung und des Rechnungs-Workflows auch auf die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung auswirkt, ist hierzu auch die Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses der Gemeinde Bischberg zum Verfahrenseinsatz einzuholen (§ 37 Abs. 1 KommHV-Kameralistik).
Darüber hinaus wurde zwischenzeitlich auch nach Art. 26 Abs. 1 Satz 1 BayDSG die datenschutzrechtliche Freigabe des behördlichen Datenschutzbeauftragten beantragt.
Die Verwaltung bittet um Erteilung der Verfahrensfreigabe durch den zuständigen Rechnungsprüfungsausschuss/Gemeinderat Bischberg.
Der Sachvortrag des 1. Bürgermeisters Michael Dütsch dient
zur Kenntnis.
Der Gemeinderat Bischberg erteilt die Freigabe für das elektronische Anordnungswesen mit Rechnungsworkflow durch das örtliche Verfahrensprogramm CipKom der Komuna.
Entsprechend ist die Neueinführung durch betreffende Dienstanweisungen (Nutzung der Informationstechnologie, Scan-Dienstanweisung zur elektronischen Archivierung von Buchungsbelegen bzw. des Finanzwesens) zu regeln oder bestehende Dienstanweisungen entsprechend anzupassen.
Abstimmung: |
Für: |
19 |
Gegen: |
0 |