Der Schulverband Bischberg ist, wie alle anderen Behörden auch, zu einer ordnungsgemäßen Aktenführung verpflichtet. Ihm ist dabei in der Regel freigestellt, ob er die Akten papiergebunden, elektronisch oder in einer Mischung aus beiden Formen (sog. hybride Aktenführung) führt (vgl. Art. 7 Abs. 1 Satz 1 Halbsatz 2 BayEGovG).

 

Das Sachgebiet 10 Finanzen/Zentrales arbeitet bereits im Bereich des Kassenwesens mit einer Belegarchiverungssoftware im Programm CipKom von der Komuna. Nun soll im Rahmen der Einführung der elektronischen Anordnung im Rechnungswesen auch ein Rechnungs-Workflow eingerichtet werden, um zukünftig die Rechnungen papierlos anzuweisen. Dies erfordert natürlich auch organisatorische Umstellungen, die wie folgt aufgezeigt werden:

 

ü  jede eingehende Rechnung, soweit sie nicht schon in digitaler Form vorliegt, wird mit einem Barcode versehen und ins Rechnungsprogramm verscannt.

 

ü  durch Öffnen des jeweiligen Rechnungseingangs werden von berechtigten Bedienern die über den Stapelscan aufgenommenen Rechnungen abgerufen und automatisch mit Rechnungseingangs-Vorgängen verknüpft. Die Fachabteilung prüft die Rechnung, fügt elektronische Anmerkungen an und kann zugehörige Dokumente, wie Lieferscheine oder geänderte Rechnungen im Format TIFF oder PDF anfügen. Die Anordnungserstellung erfolgt dezentral und wird zur Signatur weitergereicht.

 

ü  die elektronische Signatur der Anordnung für die sachliche und rechnerische Richtigkeit der Rechnung vom berechtigten Mitarbeiter*in erfolgt nur nach genauer Prüfung der jeweiligen Kostenstellen

 

ü  anschließend prüft die Kämmerei die erstellte Anordnung ebenfalls mit eigener Signatur

 

ü  im Anschluss geht die Anordnung nebst Rechnung an den Anordnungsberechtigten im Pool zur Signatur. Hier können nochmals weitere Dokumente angefügt werden und es erfolgt die Programmverzweigung ins Sach-bzw. VV-Konto. Der Anordnungsbefugte hat auch die Möglichkeit Anordnungen abzuweisen.

 

ü  am Ende des Workflows erfolgt die Übernahme der Rechnungen in die Kasse

 

In diesem Workflow sind auch Spezialfunktionen für zum Beispiel Irrläufer oder die Koordination Rechnungseingang, die Festlegung bestimmter Koordinatoren zum Signieren von Anordnungen oder zur Absummierung HÜL enthalten.

 

Bei jeder Änderung des Verfahrens ist die Programm- und Verfahrensfreigabe erneut zu prüfen. Nachdem das Programm kein selbst entwickeltes Programm ist, sondern vom Softwarehersteller und somit einer dedizierten Programmprüfungsstelle zur Verfügung gestellt wird, kann die Gemeinde bzw. der Schulverband Bischberg davon ausgehen, dass die Programm- und Verfahrensfreigabe bei einer unveränderten Übernahme gegeben ist. Die förmliche Verfahrensfreigabe obliegt als organisatorische Entscheidung dem Schulverbandsvorsitzenden und 1. Bürgermeister Michael Dütsch. Dieser kann die Zuständigkeit per Dienstanweisung auf einen Bediensteten oder eine Stelle übertragen (Art. 37 Abs. 1 Nr. 1 und Art. 39 Abs. 2 GO).

 

Daneben ist den für die Rechnungsprüfung zuständigen Stellen rechtzeitig Gelegenheit zu geben, die Programme und das Verfahren vor ihrer Anwendung zu prüfen, wenn Bereiche des Finanzwesens und Aufgabenbereiche, die mit erheblichen finanziellen Auswirkungen verbunden sind, ganz oder zum Teil automatisiert werden (vgl. § 6 KommPrV).

 

Nachdem sich die Einführung der elektronischen Anordnung und des Rechnungs-Workflows auch auf die Tätigkeiten der Rechnungsprüfung auswirkt, ist hierzu auch die Zustimmung des Rechnungsprüfungsausschusses des Schulverbands Bischberg zum Verfahrenseinsatz einzuholen (§ 37 Abs. 1 KommHV-Kameralistik).

 

Darüber hinaus wurde zwischenzeitlich auch nach Art. 26 Abs. 1 Satz 1 BayDSG die datenschutzrechtliche Freigabe des behördlichen Datenschutzbeauftragten beantragt.

 

Die Verwaltung bittet um Erteilung der Verfahrensfreigabe durch den zuständigen Rechnungsprüfungsausschuss.

Der Sachvortrag vom Schulverbandsvorsitzenden Michael Dütsch dient zur Kenntnis.

 

Der örtliche Rechnungsprüfungsauschuss erteilt die Freigabe für das elektronische Anordnungswesen mit Rechnungsworkflow durch das örtliche Verfahrensprogramm CipKom der Komuna.

 

Entsprechend ist die Neueinführung durch betreffende Dienstanweisungen (Nutzung der Informationstechnologie, Scan-Dienstanweisung zur elektronischen Archivierung von Buchungsbelegen bzw. des Finanzwesens) zu regeln oder bestehende Dienstanweisungen entsprechend anzupassen.

Abstimmung:

Für:

2

Gegen:

0